Media Copy

Descripción general de Media Copy

Muchas organizaciones necesitan tener los materiales de las inscripciones en su propio almacenamiento. Algunas tienen políticas de datos que lo exigen. Otras quieren un archivo histórico a largo plazo de los trabajos presentados a su programa de premios. Media Copy resuelve ambos casos mediante un proceso gestionado y automatizado, para que nadie tenga que exportar ni descargar en bloque los materiales de las inscripciones a mano.

Media Copy es un complemento de Acclaim Awards que mantiene una copia gestionada y actualizada continuamente de los materiales de las inscripciones en todas las etapas de su concurso.

Acclaim sigue almacenando y sirviendo sus archivos para toda la actividad de inscripción y evaluación.

Ejemplo real: La política de datos de una organización exige conservar el material presentado en un almacenamiento que ella misma controla. El Competition Admin configura Media Copy una sola vez, y Acclaim mantiene ese almacenamiento al día con cada archivo mientras los Participantes redactan, revisan y envían sus inscripciones.

Disponibilidad y requisitos

• Disponible en: Acclaim Flex, como complemento

• Rol necesario: Competition Admin. Para compartir una misma Ubicación de Media Copy entre todos los concursos de un grupo de concursos, también se necesita el rol Program Director.

• También necesitará: una cuenta de Amazon Web Services, con permiso para crear un bucket de Amazon S3 y editar su política de bucket

Conceptos básicos de Media Copy

Una Ubicación de Media Copy (Media Copy Location) es el bucket de Amazon S3, propiedad de su organización y gestionado por ella, que recibe la copia de los materiales de las inscripciones. Acclaim gestiona lo que contiene. Su organización es su propietaria, la controla y paga el almacenamiento que utiliza. Media Copy solo funciona con Amazon S3.

Los materiales de las inscripciones (Entry assets) son los archivos digitales a los que hacen referencia actualmente las inscripciones en borrador o enviadas: video, audio, imágenes y documentos cargados, como archivos PDF. Esto incluye los archivos añadidos durante un periodo de Additional Materials Request y las imágenes insertadas en preguntas de texto.

Una Programación de Media Copy (Media Copy Schedule) es la frecuencia con la que Acclaim ejecuta la copia de un concurso: Weekly, un día y a una hora que usted elige, o Everyday, a una hora que usted elige. Cada concurso tiene su propia Programación de Media Copy.

Cada vez que se ejecuta Media Copy, Acclaim:

• Añade cada archivo al que hace referencia actualmente cualquier inscripción de cualquier evento de su concurso (Competition Event), incluida una nueva carga que sustituye a una anterior.

• Elimina cualquier archivo al que ya no haga referencia ninguna inscripción de su concurso.

Acclaim reúne los materiales de las inscripciones de cada concurso en una carpeta dentro de la Ubicación de Media Copy, con el nombre del concurso (Competition Name). Busca esa carpeta por nombre en cada ejecución y la crea si no existe.

Media Copy no es una copia de seguridad. Contiene lo que sus inscripciones referencian en este momento, no todo lo que ha existido alguna vez. Si se quita un archivo de una inscripción y nada más lo referencia, Media Copy también lo elimina. Si se elimina una inscripción, sus archivos también se eliminan, salvo que otra inscripción los comparta.

Como Acclaim identifica la carpeta por el nombre del concurso, cambiar el nombre de un concurso después de que Media Copy se haya ejecutado no cambia el nombre de la carpeta. La siguiente ejecución crea una carpeta nueva con el nuevo nombre, y sus archivos quedan repartidos entre las dos. Compruebe el nombre del concurso antes de configurar Media Copy.

Configurar su Ubicación de Media Copy en AWS

1. Inicie sesión en su cuenta de AWS y vaya a S3.

2. Haga clic en General purpose buckets (en la consola en español, Buckets de uso general) y después en Create bucket (Crear bucket).

3. Escriba un nombre para su Ubicación de Media Copy y seleccione cualquier región de AWS. Acclaim detecta la región automáticamente.

4. Deje el resto de la configuración con los valores predeterminados y haga clic en Create bucket (Crear bucket).

Deje activada la opción Block all public access. La política de bucket que genera Acclaim da acceso a un único usuario de la cuenta de AWS de Acclaim y a nadie más. No es una política pública, por lo que el bloqueo de acceso público no interfiere con ella. Si una copia falla, la configuración de acceso público no es la causa.

Consulte la guía de AWS Introducción a Amazon S3 para obtener más información sobre cómo crear un bucket.

Configurar Media Copy en Acclaim

Una política de bucket es el documento de permisos que AWS utiliza para controlar quién puede acceder a su Ubicación de Media Copy. Acclaim la genera por usted, y usted la pega en AWS.

1. En Acclaim, vaya a Export Centre > Media Copy > Setup Media Copy.

2. En el campo Bucket name, escriba el nombre de su Ubicación de Media Copy exactamente como aparece en S3 y haga clic en Copy Bucket Policy.

3. En AWS, abra su Ubicación de Media Copy, vaya a Permissions > Bucket policy (Permisos > Política de bucket) y haga clic en Edit (Editar). Pegue la política y haga clic en Save changes (Guardar cambios).

4. De vuelta en Acclaim, haga clic en Report Recipients. En el cuadro de diálogo, añada a las personas que deben recibir un informe después de cada ejecución completada y haga clic en Save. Cada destinatario debe estar registrado en el concurso.

5. Haga clic en Test & Save.

Test & Save escribe y elimina un único objeto de prueba en su Ubicación de Media Copy para confirmar el acceso. Media Copy no se inicia hasta que la prueba se completa correctamente.

La política de bucket concede GetObject, PutObject, DeleteObject y GetBucketLocation solo sobre el contenido de su Ubicación de Media Copy. No puede listar la Ubicación de Media Copy ni acceder a nada fuera de ella, y nadie más obtiene acceso a través de ella.

Compartir una Ubicación de Media Copy en un grupo de concursos (opcional)

Si su concurso pertenece a un grupo de concursos (Competition Group), puede convertir su configuración en una política de grupo de Media Copy (Competition Media Copy Group Policy). Así, todos los demás concursos del grupo copian a la misma Ubicación de Media Copy, con los mismos permisos, y su propia pantalla de configuración de Media Copy pasa a ser de solo lectura. Cada concurso sigue ejecutando su propia Programación de Media Copy.

1. Marque This is a Competition Media Copy Group Policy.

Los concursos del grupo no pueden excluirse. Deje la opción sin marcar si quiere que esta configuración se aplique solo a este concurso.

Cada concurso tiene su propia carpeta, con el nombre del concurso. Si dos concursos del grupo tienen el mismo nombre, sus archivos acaban en la misma carpeta. Asegúrese de que cada nombre de concurso del grupo sea único antes de configurar una política de grupo de Media Copy.

Establecer la Programación de Media Copy

1. Vaya a Setup Media Copy Schedule.

2. Elija Weekly (un día y una hora) o Everyday (una hora) y haga clic en Schedule.

Los horarios siguen la hora local de su programa de premios durante todo el año. Las 02:00 siguen siendo las 02:00, esté vigente o no el horario de verano.

La primera vez que hace clic en Schedule, Acclaim ejecuta una copia de inmediato, sea cual sea la frecuencia elegida. Después sigue su Programación de Media Copy. Una programación Weekly para los lunes a las 02:00, configurada un jueves, copia en ese momento y la siguiente ejecución es el lunes a las 02:00. Así sabrá en pocos minutos que su Ubicación de Media Copy y su política de bucket funcionan. Si vuelve a hacer clic en Schedule más adelante, cambia la frecuencia sin iniciar otra copia inmediata.

Seguimiento de una ejecución de Media Copy

La primera ejecución copia todos los archivos a los que su concurso hace referencia en ese momento. Después, cada ejecución copia solo lo que ha cambiado desde la última ejecución correcta.

Mientras una ejecución está en curso, Acclaim muestra una barra de progreso y Copying…. Cuando termina, Last Execution Status muestra uno de estos estados:

• Completed: se copió todo

• Completed – N file(s) skipped: los archivos omitidos quedan en cola y Acclaim vuelve a intentarlo en la siguiente ejecución

• Failed – N file(s) not copied: no se copiaron N archivos

Después de una ejecución que se completa en su totalidad, Acclaim envía por correo electrónico a los destinatarios del informe una hoja de cálculo con las inscripciones y los archivos copiados, de modo que el informe siempre coincide con su Ubicación de Media Copy. Una ejecución con archivos omitidos no envía informe. Acclaim muestra el motivo en el panel y vuelve a intentar esos archivos la próxima vez.

Cuando elimina los archivos de una inscripción en Acclaim, la siguiente ejecución los elimina de su Ubicación de Media Copy.

Cambiar o detener Media Copy

Actualizar los destinatarios del informe de Media Copy

Puede cambiar en cualquier momento quién recibe el informe después de cada ejecución completada.

1. Vaya a Export Centre > Media Copy > Setup Media Copy.

2. Haga clic en Report Recipients.

3. En el cuadro de diálogo, añada o quite destinatarios y haga clic en Save. Cada destinatario debe estar registrado en el concurso.

Cambiar la Programación de Media Copy

No hay una opción para editarla directamente.

1. Haga clic en Stop.

2. Vaya a Setup Media Copy Schedule y elija la nueva frecuencia.

Stop cancela cualquier ejecución pendiente y detiene la Programación de Media Copy de inmediato. Todo lo que ya se copió permanece en su Ubicación de Media Copy.

Eliminar la configuración

Haga clic en Delete para desactivar Media Copy por completo. Acclaim deja de copiar, elimina la configuración y su Programación de Media Copy, y borra su registro de lo que ya ha copiado. Los materiales de las inscripciones que ya están en su Ubicación de Media Copy permanecen allí.

La eliminación no se puede deshacer. Para volver a usar Media Copy, debe crear una configuración nueva y, como Acclaim ya no tiene registro de las copias anteriores, la primera ejecución vuelve a copiarlo todo.

Eliminar una política de grupo de Media Copy desactiva Media Copy para todos los concursos del grupo, no solo para este. Después puede volver a configurar cada concurso por separado, con su propia Ubicación de Media Copy y su propia política de bucket.

Solución de problemas de Media Copy

Acclaim nunca pierde archivos omitidos sin avisar. Quedan en cola hasta que una ejecución los copia.

Consulte el Entry & Entry Media Report (RPT-0116) para ver el informe de los materiales de las inscripciones referenciados actualmente que reciben los destinatarios del informe después de cada ejecución completada.